Grafik: Deutliche Fortschritte bei dimdim seit 2006

Ich war sehr gespannt, was mich bei der aktuellen dimdim Open Source Version erwartet. Im einem Webportal wurde dimdim generell kein gutes Zeugnis ausgestellt "Die Lösung ist auf wesentliche Funktionen beschränkt, wodurch die Einsatzmöglichkeiten eingeschränkt sind".

Der direkte Vergleich zu 2006 offenbart riesige Fortschritte und einen starken Zuwachs an notwendigen Funktionen.

Bild: dimdim im praktischen Webinareinsatz (Moderatorsicht)

Dimdim ist ein rein browsergestütztes System, das auf Flash basiert und auch durch die Firewalls größerer Firmen verwendbar ist. Lediglich für das "Application Sharing", also das zeigen von Software auf dem eigenen Rechner muss vom Präsentierenden ein Browser-Plugin installiert werden.

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Über die Vorteile von Visualisierungen während einer Besprechung.

Bild: Screenshot einer Webkonferenz (Experteninterviews)

Im letzten Herbst ergab sich für mich die günstige Möglichkeit inhaltlich ähnliche Vorträge im Internet, in Second Life und vor Ort halten und vergleichen zu können.

Im Januar hatte ich das Privileg mit den Teilnehmern des Games Based eVideo Projektes zuerst eine Webkonferenz durchzuführen und eine Woche später eine Veranstaltung in Second Life. Hier mein Beitrag zu aktuellen Diskussion "Webkonferenz versus Besprechungen in Second Life".

Bild: Die Teilnehmer treffen im Büro ein. (weiter)

Bild: Beispiel eines 3D-Spidergrams

Bei meiner Suche nach Kollaborationswerkzeugen bin ist auf ein interessantes 3D-Spidergram -Tool von Eloise Pasteur gestossen.

Ein Spidergram ist eine Art Mindmap. Da seine Grundform, eine Kugel mit Beinen, entfernt an eine Spinne erinnert und besitzt es diesen unglücklichen Namen. Es eignet sich zur mehrdimensionalen Visuslierung von Gruppen und Zusammenhängen und kann von einer Person oder einer Gruppe erstellt werden.

Wie auf den oberen Bild zu sehen, erinnert das Ergebnis an Moleküle oder dreidimensionale Mindmaps.Mit dem 3D-Spidergram in Second Life sind fünf unabhängige Dimensionen darstellbar:

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Bild: Begrüßungsseite, kurz vor Beginn einer Marratech Videokonferenz

Gevin Keeley, General Manager hält Second Life für ein besseres Kommunikationswerkzeug als Videokonferenzen. Keeley führt einen interessanten Grund an:

"In Second Life gibt es Vor- und Nachgepräche, wie bei realen Besprechungen. Nutzt man Videokonferenzen wird in der Regel seperat vorher und hinterher telefoniert. Diese Zusatzkommunikation hält Keeley für ebenso wichtig wie das eigentliche Meeting." Via Second Life Insider

Das Besprechungen mehr sind als der eigentliche Kerntermin kennen wir alle zu genüge, die kleinen Seitengespräche vorher, hinterher und in den Pausen sind fester und wichtiger Bestandteil. Im Unterschied zu Videokonferenzen bietet Second Life einen eigenen (sozialen) virtuellen Raum neben der direkten "Nur-Gesichtern"-Videokonferenz und lädt damit zu informellen Rand-, Vor- und Nachgesprächen geradezu zu ein.

Anders Gronstedt verweist in einem Artikel auf die Erfahrungen der Second Life Pioniere:

“Seeing a talking head on a computer screen doesn’t add much value, but in Second Life you can chat, make gestures, and interact in 3-D,” explains Hamilton (IBM).

“People have real conversations, they pull stuff out of their inventory to illustrate concepts—it’s learner driven rather than teacher driven,” says Rodica Buzescu, project manager at Millions of Us, which helps businesses market themselves on Second Life.

Vergleicht man Videokonferenzen und Second Life kommt meiner Meinung nach nicht nur der Unterschied zwischen den Technologien "Second Life" und "Videokonferenz" zum Tragen, sondern zusätzlich der prinzipielle Unterschied zwischen einer Besprechung als einzelnes Ereignis (Event) und einer (kontinierlichen) virtuellen Arbeitsumgebung, die eine umfassendere Kommunikation durch die andauernde Bereitstellung gemeinsamer virtueller Räume ermöglicht. Genau diesen Vorteil rund um eine "offzielle Besprechung" führt Keeley für Second Life ("ein Meeting sind viele Besprechungen") an.

Der Nachteil gegenüber einer Videokonferenz ist ebenso offensichtlich, die Körpersprache und Mimik fehlen, unbewußte Reaktion auf das Geschehen und Gesagtes können nicht beobachtet werden. Bei intensivenkontroversen Verhandlungen entsteht das Gefühl, daß etwas fehlt.

Kontinuierliche virtuelle Arbeitsumgebungen

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Bild: So gähnend leer sollten Messehallen nicht aussehen

Mit EXPO-IP ist gerade ein neues Projekt des deutschen Webcast Anbieters MS-Consult für virtuelle 3D-Messestände im Internet gestartet.

Wieder ein Versuch, den Messe-Gedanken ins Internet zu tragen. Vergangene Versuche führten leider eher zu Datenfriedhöfen ganzer Branchen, 3D-Messestände auf einzelnen Webseiten verschwanden spurlos, einen unrühmlichen Verlauf hat auch die erste Themenmesse in Second Life genommen.

EXPO-IT kombiniert 3D-Messestände und Webkonferenzen bzw. Videokonferenzen.Zitat aus der Pressemitteilung :

"Zusätzlich können Aussteller und Besucher in Videokonferenzen direkt und ohne Umwege miteinander kommunizieren."(...) Die Veranstalter der virtuellen Messen geben an, wann die Live-Tage stattfinden sollen. Innerhalb dieser Zeit können alle Besucher und Aussteller die Videokonferenzen für Gespräche und Präsentationen nutzen.""

Es gibt Beispiele die zeigen, daß für virtuellen Messen Standpersonal und Vorträge und direkter Kundenkontakt in einem Live-OnlineOffice Erfolgsfaktoren sind. Ich bin gespannt, wie das IT-Expo Konzept angenommen wird..

Wolfgang Horbach veröffentlichte im innovativ-in Blog eine nette Präsentation wie Sie Meetings - und natürlich auch Webkonferenzen - am uneffektivsten gestalten können. Viele Punkte zur Gestaltung uneffektiver Meetings können in Webkonferenzen nicht ungesetzt werden. Wie schade! :-)

19 Folien: Slideshare

WOW! Auf diesem Video von Cisco ist die Zukunft zu echten virtuellen Räumen schon spürbar. Es wirklich der Eindruck vermittelt, daß man sich im gleichen Raum befindet. Die Kosten für die Videokonferenzlösung sind entsprechend.;-)

Update 08.01.2006:

In der aktuellen Wirtschaftswoche findet sich ein zweiseitiger Artikel "Optische Illusion" über das Videokonferenzsystem von Cisco und seine Stärken und Grenzen.

"Das Bild ist doppelt so gut wie beim hochauflösenden Fernsehstandard HDTV. Nicht nur jede winzige Falte in Marechals Gesicht ist zu sehen, sondern auch die Schrift auf dem vor ihm liegenden Notizblock lässt sich spielend lesen. Mehr noch: Eine geschickte Anordnung der Lautsprecher erweckt den Eindruck, als flössen die Worte geradewegs aus seinem Mund. (...)

Ganz wie im richtigen Leben funktioniert sie dennoch nicht. So ist es unmöglich, dem Gegenüber genau in die Augen zu schauen."

Übrigens benötigt das Cisco-Videokonferenzsystem laut Wirtschaftswoche Hochgeschwindigkeits-Datenzugänge mit einer Kapazität von mindestens acht Gigabyte pro Sekunde!

Ciscos Prognose über die zukünftige Nutzung von Videonkonferenzen in privaten Bereich stehen übrigens im direkten Gegensatz zu der des Fraunhofer Institutes.

"Ciscos Entwicklungschef Charles Giancarlo ist deshalb überzeugt, dass bald auch vermögende Privatleute Videokonferenzen abhalten werden: In drei bis fünf Jahren wird so etwas in den Wohnzimmern stehen.“

Technorati Tags: Cisco, Telepresence, Videokonferenz, Videokonferenzen, virtuelle Meetings,

Via Officework

Auf dem "Unified Communications Day" Ende Juli verkündete Microsoft die Strategie seiner "Unified Communications Group". Nachdem die Nachrichtenlage sich stabilisiert hat, nun ein Blick auf die neue Roundtable Ausstattung von Microsoft. Das Konzept der Kamera/Audioeinheit ist revolutionär und verwischt die bisher harten Grenzen zwischen Gruppen-Videokonferenzen und Desktop-Videokonferenzen.

Abbildung: Zwei Gruppen mit der neuen Roundtable Kamera in der Mitte der Konferenztische. Die gelbe Gruppe projeziert das Bild der roten Gruppe mit einem Beamer auf eine Leinwand

Bei klassischen Gruppen-Videokonferenzen blickt die Gegenstelle von außen auf eine an einem Tisch sitzende Gruppe. Microsoft bricht diesen Blickwinkel auf, indem die Kamera in der Mitte des Tisches steht und das Bild der Kamera dem aktuellen Sprecher folgt. Dadurch ist es möglich, zu erkennen welche Person der Gruppe gerade spricht. Microsoft hebt damit die optischen Grenzen zwischen klassischer Gruppen-Videokonferenz und Web-Videokonferenz auf. Diese Veränderung wird sich mit Sicherheit auf die Kommunikationsprozesse innerhalb der Video- und Webkonferenzen auswirken.

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Mit dem international hoch angesehenen Global Award zeichnet das World E-Gov Forum und PoliticsOnline zum 7. Mal besondere Vordenker und Innovatoren aus, die demokratieunterstützende Prozesse und die Zusammenarbeit im Internet nachhaltig verändern. Wir gratulieren Gabriela Ender und Ihrem Team zum Erfolg!

Was ist OpenSpace-Online?OpenSpace-Online® stellt eine in Phasen nach einander ablaufende textbasierte Internet-Konferenzmethode dar, in der zwischen 5 und 75 Personen gleichzeitig an einem für sie wichtigen Thema lösungsorientiert zusammen arbeiten. "Online-Moderatoren sind NICHT erforderlich. Weder Veranstalter noch Teilnehmer benötigen methodische oder technische Vorkenntnisse. Eine virtueller Begleiter führt alle Mitwirkenden durch den strukturierten Ablauf der meist zwischen drei bis vier Stunden dauernden Konferenz(en).

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Ein Grund zum Feiern! Die "Deutsche Handwerks Zeitung" verlieh am Freitag in Bonn den ersten Preis des IT-Master Awards 2006 an den "direct dialog" Kunden "Schreinerei Elbs"!

Die mit den IT-Master Award ausgezeichnete Lösung basiert auf unserem Konzept des "Live Online Büros". Die Schreinerei Elbs nutzt ihr "Live Online Büro" um den Beratungs- und Verkaufsprozess ihres Online Shops zu unterstützen.

Der Artikel "Besser und Schneller verhandelt" zeigt deutlich, daß moderne Kommunikationslösungen kein teures Privileg großer Unternehmen sind, sondern gerade Klein- und Mittelständischen Unternehmen immense Vorteile bringen. Hier die wichtigsten Aussagen:

Als Michael Elbs die Online-Präsenz der Schreinerei Elbs einrichten wollte, war ihm von Anfang an klar: „Wir brauchen einen Shop, um im Internet erfolgreich zu sein.“ Der Kunde sollte interaktiv tätig werden, wenn er übers Netz der Firma begegnet. Allein eine statische Homepage bringe nichts.

Alles was er sonst mit seinen Kunden oder Geschäftspartnern face to face verhandeln musste, kann jetzt über das Internet und parallel dazu am Telefon erfolgen. Skizzen, 3D-CAD, Fotos, Produkte, also alles, was der Darstellung bedarf, kann online angeschaut und von beiden Seiten, also auch vom Architekten beispielsweise, präsentiert werden.

Hat der Kunde einen besonderen Wunsch, kann er in das dem Chat angeschlossene Fenster seine Skizze einstellen und Elbs hat eine Vorstellung. Dazu kann der Kunde Produkte, wie etwa Türgriffe, Beschläge oder Farben online auswählen. Ist die zu erbringende Leistung festgelegt, gibt’s ein Angebot, Verhandlungen und schließlich den Auftrag.

Es gibt kaum Fahrzeit und der Informationsfluss wurde erheblich beschleunigt, denn es müssen keine Dateien mehr per E-Mail oder gar per Post herumgeschickt werden. Unklarheiten werden sofort online beseitigt. Elbs erhält sehr positive Reaktionen auf dieses Angebot. Die Kunden reagieren erst mit Überraschung, danach aber folgt einhellige Begeisterung. Jeder lobt die schnelle Kommunikation, die ersparten Wege und den effizienten Datenaustausch.

Eine besondere Form des Live Online Büros, ein "virtuelle Messebüro" wurde auf der LEARNTEC 2006 realisiert. Die virtuellen Messebüros wurden zusätzlich durch eine Reihe von interessanten Live Online Events ergänzt.

Neben dem Live Online Büro von direct dialog hat diese Jahr schon eine zweite Echtzeitlösung einen Innovationspreis gewonnen. Das Web 2.0 bekommt langsam aber sicher eine neue Ergänzung durch Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit!

Elliott Masie hat in der 395. Ausgabe seines Newsletter interessante Gedanken anskizziert. Die für Live Online Meetings und Webkonferenzen empfehlenswerten sind hier zusammengefasst:

Wisecrowds - Redesigning Meetings: We dug into the nature of meetings, looking at how new processes, organizational shifts and technology could (and should) evolve the world of meetings. Here are a few morning after notes from Wisecrowds:

• Most meetings are more designed around logistics, scheduling and the needs of presenters rather than building trust, fostering creative disagreement and participant engagement.
• Tom Malone, from MIT, triggered some provocative conversations about the growth of models of collective intelligence and increased "freedom" at work.
• The creation of a GREAT QUESTION, which steers participants to really dig down into a topic may be more important than the delivery of the "perfect" content.
• Audience response and collaboration technology can be used to empower the participants as designers, even at the event. John asked for detailed feedback 3 times during the meeting which led to immediate process changes.
• Examine our meeting "rituals". While nametags and coffee breaks are probably positive rituals, there are many that may actually result suppressed audience engagement and satisfaction, such as long PowerPoint presentations.
• Leverage pre-event content and collaboration to allow participants to "stipulate" what knowledge they already possess, focusing on a more advanced and context focused set of dialogues.

Das passende Buch zur aktuellen Diskussion:

Weisheit der Vielen

Laut Wikipedia ist "Ein Moderator oder eine Moderatorin (lat. moderare = "mäßigen, steuern, lenken") eine Person, die ein Gespräch lenkt - respektive lenkend in eine Kommunikation eingreift. Ihre Tätigkeit bezeichnet man als Moderation."

In Webkonferenzen gibt es zwei Ebenen von Moderation:

1. Die systemnahe Ebene:Steuerung der virtuellen Kommunikation mit Hilfe der Softwarefunktionen, diese Ebene ersetzt die nonverbale Kommunikation aufgrund des fehlenden Blickkontaktes. Hierzu gehören Anweisungen des Moderator in der folgenden Art: "Bitte klicken Sie auf das Fragezeichen, wenn Sie noch eine Frage haben. Wenn Sie keine Frage mehr haben bestätigen Sie dies bitte durch einen Klick auf das rote Kreuz."
2. Die prozesssteuernde Ebene
   Dazu gehört die Steuerung eines Moderationszyklus über mehreren Stunden. Z. B. die konkrete Übertragung des Moderationszyklus (TM) nach S. Seifert auf den virtuellen Raum, die Übertragung von Metaplantechniken (TM) auf eine oder mehrere Session oder die konkrete Ausgestaltung einer Lerneinheit.

Mit wenigen Ausnahmen beschränken sich die Angebote zum Erlernen einer Live-Online-Moderation auf die erste Ebene. In den Seminarbeschreibungen finden Sie in der Regel technischen Funktionen der Webkonferenzsysteme als Inhalte aufgelistet (Application Sharing, Feedback, Importfunktionen, etc.). Die Inhalte dieser Ausbildungen vermitteln im Kern die Handhabung des Systems und verbleiben auf der "systemnahen Ebene". Sie sind eher klassischen EDV-Schulungen denn eModerations- oder eTrainerausbildung zuzuordnen.

Auf den "realen" Raum übertragen, vermitteln solche systemnahen Moderationausbildungen die Kenntnisse, wie Sie mit einem Stift auf ein Whiteboard schreiben und den Schwamm zum Wegwischen nutzen. Dort wird aber aber nicht die Fähigkeit vermittelt, in einer 1,5 stündigen Besprechung das Whiteboard als Medium für den übergreifenden Kommunikationsprozess zu nutzen.

direct dialog ist der einzige Anbieter der sich ausschließlich auf die Vermittlung von Technik- und Methodenkompetenzen in Webkonferenzen, virtuelle Klässenräumen und Desktop-Videokonferenzen spezialisiert hat. Informationen zu den Qualifizierungsbausteinen von direct dialog.

Meetings leiden oft an einer mangelnden Struktur oder Systematik. Die 6- Hut-Methode eignet sich sehr gut dafür, verschiedene Aspekte eines Diskussions- oder Entscheidungsgegenstandes zu erarbeiten. Die 6-Hut-Methode lässt sich in virtuellen Besprechungen und Webkonferenzen sehr gut einsetzen.

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Sicherlich sitzen auch Sie mitunter in Besprechungen oder Vorträgen, die wirklich interessant und wichtig sind. Dann heißt es, Notizen machen. Nur, wie geht das eigentlich? Im Prinzip einfach, denn Schreiben haben wir ja gelernt. Dennoch, der Teufel steckt im Detail, schließlich sollten Sie dem Gesagten folgen und später die Informationen auch leicht aufbereiten können.

Hilfreich ist da die Cornell Note Taking Method:

1. Nehmen Sie ein Blatt Papier und teilen Sie es ein, wie in der Skizze dargestellt.
   
2. In den Raum für Notizen schreiben Sie alles mit, was Ihnen wichtig erscheint. Manchmal ist es übrigens nicht hilfreich, das Gehörte gleichzeitig schreiben und verarbeiten zu wollen. Verschieben Sie die geistige Verarbeitung des Stoffes eventuell auf später, wenn Sie das Referat nachbereiten.
3. Nach dem Vortrag beschreiben Sie in der linken Spalte das Notierte in einzelnen Stichwörtern. Faustregel: Pro Absatz zwei bis drei.
4. Fassen Sie schließlich das Gehörte im unteren Abschnitt in zwei bis drei Sätzen zusammen. Alternative: Entwickeln Sie aus den Stichwörtern eine Mini-Mind-Map.

Quelle: Toolblog

The Web Conferencing Book: Understand the Technology (...) von Sue Spielman und Liz Winfeld,New York 2003

Diese Einweisung ist sehr verständlich und praxisorientiert geschrieben. Es wird an Bekanntem (dem Telefon) angeknüpft und dann auf Web Conferencing ausgedehnt. Übersichtliche Tabelle mit Beispielsystemen und technische Informationen runden die Inhalte ab. Ein Kapitel ist Telefonkonferenzen und Voice over IP gewidmet. Es wird auch auf mögliche Hindernisse bei der Nutzung von Webconferencen eingegangen. Ein gelungenes Buch für alle Abteilungsleiter, Projektleiter, Vertriebsverantwortlichen die einen Einstieg suchen.

Leider zeigt sich an diesem Buch, daß Büchern schnell veralten. Trotz der guten Einführung deshalb nur zwei Sternchen.

Unsere Bewertung

Mehr Informationen bei Amazon

"In einer Fünftelsekunde kannst du eine Botschaft rund um die Welt senden. Aber es kann Jahre dauern, bis sie von der Außenseite eines Menschenschädels nach innen dringt." Charles F. Kettering

Kommunizieren heisst primär: wir möchten über einen Sachverhalt informieren oder überzeugen, eine Meinung anzuerkennen oder zu einer Tätigkeit auffordern. Was früher in einem persönlichen Gespräch oder mittels Telefonat erledigt wurde, übernehmen immer mehr E-Mails und elektronische Dokumente.

Der Quantität an mediengestützten Information steht aber einer abnehmenden Qualität der Kommunikation gegenüber. Eine zunehmende Anonymisierung und mangelndes Einfühlungsvermögen bezüglich der Interessen und "Needs" des Empfängers werden beklagt. Die nonverbale Kommunikation findet mangels Stimme und Körpersprache überhaupt nicht statt. Wichtige Informationen landen im "Papierkorb" anstatt in den Köpfen der Menschen.

An diesem Punkt des "Wehklagens" frage ich mich: "Wann habe ich denn zum letzten Mal erfolgreich kommuniziert, was für positive Eindrücke hatte ich?"

Mein persönliches Bild ergibt

• Meine Sprache wurde gesprochen, ich fühlte mich im wahrsten Wort "verstanden".
• Die Beteiligten haben jeder für sich ein konkretes Ziel oder ein gemeinsam formuliertes Ziel; diese werden am Ende des Kommunikationsprozesses erreicht.
• Spontanes Feedback; Dialog und Rückfragen sind erwünscht. Visualisierungen unterstützen das Verständnis der Informationsaufnahme.
• Der Verständigungsprozess gab mir mindestens einen Mehrwert oder Impuls: eine neue Idee, eine konkrete Aufgabe oder die Klärung einer Frage.
• Der Zeitinvest war dadurch sinnvoll und effizient. Es besteht Interesse an der Fortsetzung des Gedankenaustausches oder an der Weiterführung der gemeinsamen Arbeit.

Über Telefon oder E-Mail sind die oben genannten Faktoren einer qualitativ hochwertigen Kommunikation nur teilweise möglich. Nichts kann die zwischenmenschlich so wichtige nonverbale Sprache der Mimik und Gestik ersetzen.

Ist also eine erfolgreiche Kommunikation nur im direkten Gespräch von Angesicht zu Angesicht möglich?

Durch den Einsatz von Live Online Besprechungen kann die Qualität der Kommunikation über Entfernungen hinweg deutlich verbessert werden. Sie bieten damit Ihren Gesprächspartnern intern oder extern eine besondere Qualität der Fernkommunikation:

• Die Einzigartigkeit der Kommunikationsumgebung.
• Interaktivität zwischen den Teilnehmern.
• Möglichkeiten der Visualisierung.
• Ggf. Übertragung eines Videobildes

Was ist unter "Live Online Meetings" zu verstehen?

Sie loggen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt in eine Internetseite ein und sehen sofort, welcher Kollege oder Kunde noch online ist. Sie reden mittels Headset über das Internet oder benutzen das bewährte Telefon. Der Moderator hat in Ihren virtuellen Konferenzraum eine Powerpoint-Datei hochgeladen und bespricht die Agendapunkte. Anmerkungen können direkt auf die Folien geschrieben werden. Ein Pfeil oder andere Markierungswerkzeuge weisen für alle sichtbar auf die besonderen Punkte hin. Dokumente können geöffnet und von allen gemeinsam bearbeitet werden.

Die Teilnehmer an einer virtuellen Besprechung können durch Handheben (Klick auf einen Button) ihre Wortmeldungen signalisieren. Sympathie-Buttons wie "Lachen" oder "Applaus" ersetzen (ansatzweise) das Fehlen der nonverbalen Kommunikationsmöglichkeiten. Abstimmungen finden im Chat oder in Umfragen statt. Sogar Moderationskarten können wie in einer normalen Besprechung eingesetzt werden.

Ein wichtiger Qualitätsfaktor für virtuelle Konferenzen ist die Planung der Inhalte und Interaktionen. Die Ziele werden zu Beginn vorgestellt, von allen Beteiligten abgenommen und am Ende gegengecheckt . Todos und Erreichtes werden in einem gemeinsamen Protokoll notiert. Überall dort, wo mit räumlich verteilt sitzenden Gesprächspartnern gemeinsame Projekte oder Ziele verfolgt werden, bieten Live Online Sessions neben der hohen Einsparung an Reisekosten und -zeiten mindestens einen weiteren Mehrwert.

Sie machen aus Ihrer Kommunikation übr Entfernungen etwas Einzigartiges. Sie bieten Raum für Rückfragen und Erläuterungen und fördern das Verständnis durch Visualisierungen.

Kürzlich fand ein eMeeting mit Teilnehmern aus China, Pakistan, Schweiz, USA und Schweden statt. Begeistert wurde am Ende bestätigt: in nur 2 Stunden konnten alle notwendigen Ergebnisse erarbeitet werden. Dadurch motiviert treffen sich die Teilnehmer nächste Woche wieder, ...natürlich online!

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für das positive Feedback ist die funktionierende Technik.

Und um dies sicherzustellen bedarf es einiger Vorbereitungen. Das Meeting benötigte einen Tag Planung seitens der Moderatorin und des technischen Supports. Gerechtfertigt ist dieser Aufwand durch seine Einmaligkeit. Alle folgenden eMeetings werden nur noch ca. zwei Stunden Vorbereitung benötigen.

Die Prüfung der technischen Voraussetzungen erfolgt bereits eine Woche vor dem eMeeting. Aus Sicht des Organisators oder technischen Supports wird jeder absolvierte Systemcheck protokolliert. So ist bei Problemen direkt ein direktes Eingehen auf den einzelnen Teilnehmer möglich. Damit erfahren die meisten Teilnehmer eine sehr inidividuelle Betreuung und werden sicher in den virtuellen Konferenzraum geleitet .

"Es gibt für alles eine zweite Chance, nur nicht für den ersten Eindruck." Dies gilt erst recht für eMeetings. Die ersten 5 Minuten sind entscheidend, deswegen ist pünktliches Starten ein Muss-Kriterium. Dem eModerator kommt eine besondere Rolle für das Gelingen eines eMeetings zu. Er muss sich medienkompetent präsentieren. Er führt souverän und zügig die Vorstellungsrunde durch. Erwartungen und Ziele werden mit Hilfe der Kartenfunktion dokumentiert und priorisiert. Dies dient auch zum Schluss als hervorragende Dokumentation der Zielerreichung des Meetings. Die Agenda zeigt einen roten Faden, Zusammenfassungen und gemeinsame Abstimmungen sind Orientierungspunkte im eMeetings, immer mit dem Ziel eines Ergebnisses.

"Keep your user busy!"

Eine "goldene" Regel für den eModerator. Die Teilnehmer werden regelmäßig aktiviert durch eine Frage, Feedback zur Vorgehensgeschwindigkeit, eine Blitz-Online Umfrage oder Arbeitsaufträge wie: auf dem Whiteboard, dem Online-Flipchart, dokumentieren oder gemeinsam Lösungen erarbeiten. Die hervorragenden Möglichkeiten der Visualisierung ergeben automatisch das Besprechungsprotokoll. Der Erfolg eines eMeetings hängt somit ganz entscheidend von einer guten Vorbereitung ab, auf der technischen, methodischen und auch persönlichen Ebene.

Die international agierenden Teilnehmer sind von den Einsatzmöglichkeiten und Kosteneinsparungen der eMeetings begeistert. Gemeinsam wurde nun ein eTraining konzipiert, damit jeder Mitarbeiter zukünftige eigene eMeetings souverän vorbereiten und durchführen kann.

Autorin: Christiane Manthey e-kos

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