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Acht Erfolgsfaktoren für die Internet-Kooperation

Matthias Rückel | 21 Juni, 2006 11:32

Klare Zielvorgaben, Strukturen und Verantwortlichkeiten sind das A und O eines erfolgreichen virtuellen Teams. Doch selten können IT-Projektleiter ihre Mitarbeiter über das Web ausreichend motivieren. Daher brauchen sie ein gutes Standing bei ihren Mitarbeitern.

Von Oktober 2001 bis Mai 2002 haben das IT-Unternehmen 5 Point und die Uni Hildesheim vier virtuelle Teams mit insgesamt 21 Mitarbeitern beobachtet und acht Erfolgsfaktoren ermittelt.

Projektplanung und Controlling – Konkrete Ziele vorgeben: Wer muss was bis wann erledigen, Folge: mehr Verbindlichkeit
Teamregeln – Klare Absprachen treffen, wie zum Beispiel über die Häufigkeit von Treffen, Dateiformate, Sanktionen bei Missachtung von Absprachen und Nichterledigung von Aufträgen (Teamvertrag)
Kommunikation – Wer bekommt welche Infos von wem? Zeitrahmen für E-Mail-Feedback, Autorisierung von Zugriffen
Teammitglieder brauchen Medienkompetenz und Kommunikationskompentenz (prägnant formulieren, Emotionen ausdrücken)
Führung – Aufgaben planen, Team betreuen, Arbeitsaufträge begleiten und einfordern, Kontakte pflegen, Ergebnisse dokumentieren
Face-to-Face-Treffen – Kick-off-Veranstaltung zum Projektstart und Kennenlernen, weitere Treffen zur Bildung von Beziehungen
Persönlicher Nutzen – der persönliche Nutzen der Teammitglieder muss höher eingestuft werden als der Aufwand (Akzeptanzbasis)
Technik – muss leicht erlern- und handhabbar sein

Etliche Manager haben es schon probiert: Weil es modern ist oder weil sie Reisekosten sparen wollen, haben sie einfach einige Leute an unterschiedlichen Standorten zusammengewürfelt und ihnen ein Projekt aufgebrummt, das sie als virtuelles Team bearbeiten sollen. In solchen Fällen lässt die Ernüchterung nicht lange auf sich warten – die Mitarbeiter schicken unkoordiniert ihre Attachments hin und her, jeder arbeitet an einer anderen Version, und die anfängliche Motivation schlägt bald in Frustration um.

Ziele werden zu selten gesetzt
Doch auch ausgefeilte Tools zur Unterstützung der Teamarbeit im Web können das Problem nicht beheben. "Der Knackpunkt heißt Führung", meint Thorsten Lenk, Vorstandsmitglied beim Darmstädter IT-Unternehmen 5 Point, Hersteller des Tools Teamspace. "Ohne eine aktivierende Komponente in Form eines Teamleiters, der im Unternehmen bekannt ist und ein Standing hat, ist das Projekt gefährdet", bestätigt Tim Schloen, Projektleiter Unternehmensnetzwerke beim Fraunhofer- Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO).

Zudem trage der Chef einer virtuellen Truppe, so Lenk, mehr Verantwortung als ein Projektmanager, der mit seinem Team in einem Büro sitzt – zum Beispiel in Sachen Aufgabenverteilung, Motivation und Kontrolle. Doch eine explizite Führung ist selten. "Bei der Aufgabenverteilung kommt es auf klare Ziele an", betont Schloen, "aber genau die fehlen häufig." So seien die Vorgaben vieler Projekte oft zu schwammig gehalten, beispielsweise Web-Auftritt gestalten anstatt Content definieren, Newsgroups aufbauen oder Linkliste erstellen. Daher müssten Verantwortlichkeiten geklärt und zeitliche Rahmen gesteckt werden. Sonst denke jeder: "Einer wird es schon richten."

Damit die Motivation nicht nachlässt, sollte sich das Team regelmäßig treffen. Das ermöglicht den informellen Austausch und erleichtert die Kontrolle: "Die Kommunikation im Internet ist sehr anonym", so Schloen. Die Folge: "Die Leute schleppen Deadlines hinaus, klicken Kritik per E-Mail einfach weg, und der Teamleiter merkt es unter Umständen viel zu spät, wenn die Stimmung bei seinen Leuten kippt."

Software-Tools können hier bedingt Abhilfe schaffen und die Teammitglieder enger in das Projekt einbinden. Allerdings müssen Chefs von ihren Vorurteilen Abschied nehmen und zum Beispiel Chatten nicht mehr als Spielerei ansehen. Zu den gängigen Komponenten, die eine Projektmanagementplattform bietet, gehören Kommunikation wie zum Beispiel Chat, E-Mail und Diskussionsforen, Koordination wie Aufgaben- und Projektmanagement sowie Terminplanung und Kooperation, also eine gemeinsame Datenbank und Shared Application, also die gleichzeitige Nutzung von Dateien. Die Akzeptanz steht und fällt mit dem Mehrwert, den die Mitarbeiter darin sehen. "Wichtig ist auch die elektronische Unterstützung der Teamchefaufgaben wie Kontrolle und Führung", so Lenk. Das heißt: Das System hilft beim Erstellen regelmäßiger Statusberichte, verschickt Änderungen automatisch und bildet personifizierte Portals wie zum Beispiel Myproject.

Quelle: netigator